Эта запись является обещенным ответом на пост “Составляем списки на Новый год правильно” на LifeHacker.RU.
Где-то в течение последних двух-трех лет я озаботился сначала внедрением, а потом построением, т.к. внедрение готовой системы не принесло удовлетворения, системы управления собой (да, это не управление временем, не управление делами, т.к. каждый из этих “управлений” лишь сегмент в чем-то бОльшем).
Началось все, как и у многих с книги “Getting things done”. Скажу честно, что прочитал ее несколько раз, а внедрять пытался куда более, но основных моментов неприятия оказалось два: монстроидальность системы и невозможность СРАЗУ внедрить все и увидеть результат. Вероятно, что эта система хорошо ложится на протестансткую этику, но увы я воспитан в православии. 🙂 При этом не скажу, что из этой системы я не вынес ничего полезного. Так же, как и негатива, было два позитивных момента: собирать и обрабатывать – эти два момента действительно разгружают голову и помогают сосредоточиться именно на делании. Посколько речь зашла о действиях, то сразу буду делиться инструментами, которые использую.
Для сборки идеальным вариантом является Evernote, но у меня есть “небольшой” вопрос – я не являюсь пользователем ни Windows (сознательно отказался уже почти 5 лет назад), ни, пока еще, Mac (финансы не позволяют приобрести продукцию Apple, хотя понимаю, что она позволяет построить такую же законченную систему управления, как и Outlook – про Outlook см. Глеба Архангельского). Из “костылей”, которыми пользуюсь, либо веб-версия Evernote (возможно, но не идеально), либо RedNotebook с хранением блокнота в Dropbox, что принципиально позволяет добраться до моих записей с любой *nix системы, которая позволяет поставить RedNotebook.
Обработка простая – в конце дня Inbox Evernote расчищается до состояния “zero inbox”, в RedNotebook обрабатываются записи сегодняшнего дня и планируется день завтрашний.
Плавно переходим к планированию. Я использую элементы из традиционного управления проектами и других систем, в частности ZTG (Zen Things Done). На каждый день есть 3 СВД (“самых важных дела”, а не снайперских винтовок Драгунова, как кто-то мог подумать). Это те дела, которые по матрице Эйзенхауера являются важными и срочными. Они выполняются в первую очередь. А вот дальше начинается самое интересное – остальные дела я не выстраиваю по приоритетам – у меня есть общий список дел, по которому я прохожусь, когда у меня есть время для того, чтобы выбрать следующую задачу и беру то, чем в данный момент _хочу_заниматься.
Кстати, о выполнении дел и времени. Достаточно долго я был “совой” – ложился далеко за полночь и вставал около полудня (работа на себя позволяет вести такой образ жизни). Но чем дальше я выстраивал собственную систему, тем более сдвигался мой график. На сегодняшний день я пришел к такой фазе бодрствования/сна – отбой в 1:00, подъем в 5:30. 4,5 часа сна позволяют выспаться и при этом минимизируют это время. Для тех, кто хочет поэкспериментировать с фазами, могу порекомендовать веб-сервис http://sleepyti.me, который позволяет подобрать время засыпания в зависимости от времени подъема, или полифазный сон (сам не пробовал, но самым ярким примером является Стив Павлина), о котором писали недавно на LifeHacker.RU.
Итак, после подъема первые 30-40 минут уходят на зарядку (подтягивание, отжимание и пресс (комплекс из 9 упражнений) – этого достаточно для того, чтобы “включить” организм) и душ. Потом выполнение СВД, как правило, на их выполнение уходит время до 10-11 часов. После этого завтрак, просмотр почты, чтение новостей/GReader, Fb.
Встречи планирую на вторую половину дня (обычно на/после 15:00). После возвращения домой крупных дел у меня не остается (они выполнены с утра) и остается мелочь + планирование следующего дня.
Еще об инструментах и системе: вся почта – в GMail, это реально удобно (особенно с использованием ярлыков и правил сортировки). Ярлыки делаю по проектам (их у меня достаточно много – на текущий год получилось около 10-15 уже на начало года разной степени моей вовлеченности в них и, уверен, что их количество будет только увеличиваться). RemeberTheMilk – хороший сервис для управления задачами, но не для меня. Он построен в бОльшей степени рационалами, а не для иррационалов (о разнице можно почитать у Ивана Пирога –http://www.ivanpirog.com/posts/spontannoe-planirovanie-dlya-tex-kto-nenavidit-tajm-menedzhment/).
Да, еще важный момент – есть “глобальные задачи”, которые я хочу выполнять изо дня в день и отслеживать их эффективность. Для этого я использую табличку на месяц (лично я делаю ее в бумажном блокноте, который подарили Imena.UA, но можно и в редакторе таблиц в электронном виде). По горизонтале – дни, по вертикали – те действия, которые я хочу выполнять ежедневно (соблюдение режима, зарядка, чтение книг и т.д.). В моем случае набирается с 10 “рутин”. В конце месяца хорошо отслеживается, что делалось, а что – нет.
И еще один инструмент – “колесо жизни”, которое я использую для среднесрочного (2-3 месяца) планирования направлений. Онлайн сервиса не нашел, да и приятней его мне держать под рукой в аналоговом виде. Выглядит следующим образом: на листе рисуем круг, который делим на 8 секторов, каждый из которых – одна из сфер нашей жизни (в моем случае, достаточно традиционно, – здоровье, друзья, отношения, финансы, бизнес, творчество, личностный рост, яркость жизни). Вначале я оцениваю каждую из сфер по 10-бальной шкале, где 10 – это полное удовлетворение, которое соответствует внешнему кругу, который мы нарисовали. После того, как мы оценили и отметили эти сектора, получаем свое “колесо”, которое чаще всего будет достаточно “корявым”, где-то оценим в 7-8 баллов, а где-то будет 1-3 балла. Основная цель – “выровнять” колесо, чтобы оно было ровным и, естественно, увеличить количество баллов самооценки до максимума. Перед планированием следующего “колеса” полезно сделать обзор и посмотреть, что из запланированного выполнено.
Из основных моментов рассказал обо всем. Кому интересно, то готов взять 2-3 человек на индивидуальный коучинг (об условиях договариваемся в Fb (http://fb.me/alex.riabtsev) или электронной почте:[email protected]). Всем удачного дня и максимальной продуктивности!